Browsing Category

Workflow

Arbeiten von unterwegs

Workflow By Juni 28, 2017 Tags: , No Comments

In Zeiten der Digitalisierung und des Online-Handels sind viele von uns Handmade-Gründern unausweichlich auf Computer und Internet angewiesen. Wir müssen Kundenanfragen beantworten, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Bestellungen bestätigen, Entwürfe anfertigen, Social Media Kanäle bedienen, Fotos bearbeiten und und und.

Das Arbeiten ohne Computer und Internet ist meist nur in sehr kleinem Rahmen möglich. Um möglichst effizient arbeiten zu können, ist es daher umso wichtiger, dass die Grundvoraussetzungen, nämlich das Vorhandensein von einem digitalen Endgerät und  eine Internetanbindung gegeben ist. Um möglichst flexibel arbeiten zu können, sollten diese Voraussetzungen nicht nur am Arbeitsplatz gegeben sein. Auch unterwegs ist die digitale Anbindung für uns Selbstständige sehr wichtig. Bis vor einiger Zeit wurde ich gen Ende des Monats nervös, wenn sich mein Datenvolumen dem Ende neigte. Oder wenn sich mein Handyakku verabschiedete und ich keine Steckdose und/oder mein Ladegerät zur Hand hatte. Ich hielt ständig Ausschau nach einem freien W-LAN, Urlaubsdomizile wurden nach Verfügbarkeit von Internet ausgewählt.

Zwei einfache technische Anschaffungen haben mir das Leben nun deutlich erleichtert und ich kann jedem (auch Nicht-Selbstständigen) nur dazu raten:

  1. Eine Powerbank. Dies ist ein externer Akku, über welchen das Handy (oder ein anderes Endgerät) geladen werden kann. Je nach Ausführung kann eine geladene Powerbank bis zu sieben Handyladungen enthalten. Meine Powerbank ist von Anker, aber es gibt viele verschiedene Geräte in unterschiedlichen Preiskategorien.

    Powerbank als externe Ladestation [Link zu Amazon]

  2. Ein mobiler W-LAN-Router. Natürlich kann man auch sein normales Datenvolumen fürs Mobilgerät aufstocken, ich wollte jedoch meinen Handyvertrag nicht ändern und habe mich daher für diese Variante entschieden. Der Router ist sehr klein, ich kann ihn immer mitnehmen und muss mir nun auch im Urlaub keine Sorgen mehr ums Internet machen. Seit die Roaming-Gebühren gesetzlich weggefallen sind, kann ich darüber auch im europäischen Ausland ohne zusätzliche Kosten Internet nutzen. Mehrere Endgeräte können zeitgleich auf den W-LAN-Router zugreifen, dieser ist natürlich passwortgeschützt.Nach ausgiebiger Recherche habe ich mich für einen Vertrag bei 1&1 entschieden, dort zahle ich 6,99€ je Monat (ab dem 13. Monat 9,99€) für 3 GB. Bei der Wahl des Datenvolumens sollte Folgendes beachtet werden: Da am Laptop die Websites nicht mobil optimiert sind und auch Hintergrundprozesse Datenvolumen verbrauchen, wird dort um einiges mehr Traffic verbraucht als an mobilen Endgeräten. Bei der Wahl des Vertrages sollte daher großzügig kalkuliert werden.

    Mobiler W-Lan-Router

    Mobiler W-LAN-Router von 1&1

Diese beiden Anschaffungen haben meinen Alltag als Handmade-Gründerin sehr erleichtert, weshalb ich diese Empfehlungen gerne weitergebe.

Merken

Merken

Merken

Merken

Share:

Papeterie: Beigaben zur Bestellung

Workflow By Mai 3, 2017 Tags: , , , No Comments

Bei der Frage nach der optischen Aufmachung einer Bestellung befrage ich mich als Kundin: Wie erwarte ich eine Bestellung zu erhalten? Und meine Antwort ist wie in so vielen Bereichen: Der Mittelweg ist der Richtige.

Ich erwarte keine super aufwendige Verpackung, keinen bunt beklebten oder schön bestempelten Umschlag, das Produkt muss nicht wunderschön verpackt sein und auch Süßigkeiten oder andere kleine Aufmerksamkeiten empfinde ich als nicht notwendig. Der Umschlag / die Verpackung sollte funktional, sauber und ordentlich sein. Wobei ich auch nichts gegen wiederverwendete Verpackungen habe, aber das Produkt sollte trotzdem gut geschützt sein und die Verpackung sollte insgesamt intakt sein. Die Versandverpackung ist der erste Eindruck, den ihr beim Kunden hinterlasst, dies sollte man immer im Hinterkopf haben. Eine hübsche handgefertigte Verpackung (z.B. ein bestempelter oder beklebter Umschlag) ist zwar hübsch, aber unnötig. Meist wandert die Versandverpackung eh in den Abfall und für den Mehraufwand der Gestaltung werdet ihr nicht vergütet. Viele Kollegen verzichten auch bewusst auf eine Gestaltung des Umschlags, um das Risiko eines Diebstahls auf dem Versandweg zu vermindern.

„Zuviel“ halte ich also nicht für notwendig, doch auch „Zuwenig“ ist nicht gut. Empfange ich ein bestelltes Produkt völlig kommentarlos und ohne Beigabe in einem neutralen Umschlag, dann empfinde ich das als etwas lieblos. Das Mindeste sollte eine Visitenkarte des Labels sein. Diese wirkt für mich wie ein kleiner Gruß und stellt außerdem die Verbindung zwischen euch als Verkäufer und dem Produkt her. Hoffentlich hebt der Käufer die Visitenkarte auf und bestellt bei späterer Gelegenheit wieder bei euch. Wollt ihr den Gruß noch etwas persönlicher gestalten, ist ein Flyer oder eine Danke-Karte die richtige Wahl. Auf solch Karte könnt ihr außerdem einen handschriftlichen Gruß hinzufügen oder auf eine aktuelle Aktion hinweisen. Auch ein Link zu eurer Facebook-Fanpage oder der Hinweis, dass ihr demnächst auf einem Markt in der Heimatstadt des Käufers zugegen seid, wäre denkbar. Hierfür habe ich in der Vergangenheit häufig die Karten aus dem DaWanda-Fanshop verwendet [Link zum DaWanda-Fanshop]. Dort gibt es immer mal wieder wechselnde Designs und verschiedene Motive je nach Anlass und Jahreszeit. Häufig sind die benötigten Produkte in dem Shop jedoch ausverkauft. Zudem ist das Design nicht so ganz meins, es ist mir zu bunt und das DaWanda-Logo empfinde ich als zu präsent auf diesen Karten. Daher habe ich meine eigenen Karten entworfen und gedruckt. Ich habe 2 verschiedene Designs, welche man auch bei mir erwerben kann. Sie sind sehr schlicht und enthalten kein Logo, weshalb sie von jedem Shop genutzt werden können. Die Rückseite ist blanko, so kann ein handschriftlicher Gruß beigefügt werden.

dankeskarte_produktfoto

Als ich mich vor einigen Tagen mal wieder mit der ständig präsenten Problematik beschäftigte, dass Handmade-Produkte häufig nicht als Handmade erkannt werden bzw. dass es vielen Käufern nicht bewusst ist, dass ihr Produkt von Hand gefertigt wurde, habe ich das zweite Karten-Design entwickelt:

danke-karte-2

Share:

Arbeitsmittel: Kalender

Workflow By Januar 11, 2017 Tags: , , No Comments

Neues Jahr  –  Neues Glück? Neuer Kalender!

Bei mir als Buchliebhaberin und Buchbinderin ist es nicht verwunderlich, dass ich noch nicht auf die digitale Version des Kalenders umgestiegen bin. Ich brauche einen Kalender aus Papier, um mich und mein Business zu ordnen. Ich möchte erfüllte ToDos stolz abkreuzen, lästigere ToDos kraftvoll durchstreichen, Veranstaltungen voller Vorfreude kunstvoll umkringeln, wichtige Termine mit großen Ausrufezeichen versehen und natürlich auch Eintrittskarten, Papiermuster, Kundennotizen etc. einkleben. So führt mich der Kalender durch das Jahr und ist rückblickend eine tolle Erinnerung, eine Art Tagebuch.

Umso erstaunlicher ist jedoch (auch für mich), dass ich keinen von mir selbst designten und gebundenen Kalender verwende. Noch nie (bislang). Vielleicht ist das vergleichbar mit einem Koch, der keine Lust mehr hat zuhause zu kochen? Obwohl… ich nutze ja all meine anderen Produkte sehr gerne privat. Na vielleicht nächstes Jahr 😉

Dieses Jahr nutze ich den Eco-Friendly Taschenkalender der Monkey Mind Stationery [Link zum DaWanda-Shop der Monkey Mind Stationery]. Besonders zauberhaft: In dem Bereich für ToDos gibt es die Kategorie „myself“, also Platz für Dinge, die ich mir selbst gönnen möchte.

monkeymindstationery

Bereits seit vielen vielen Jahren nutze ich Kalender von Moleskine. Auf dem Foto erhascht ihr einen Blick in mein Bücherregal und seht, wieviele Moleskine-Kalender sich schon angesammelt haben. Dieses ist meine Lieblingsausführung [Link zu Amazon]. Eine Doppelseite steht hierbei für eine Woche, wobei die rechte Seite komplett frei ist für Notizen, ToDo-Listen etc. Viele weitere freie Seiten bieten Platz für Anmerkungen, Bestelllisten, Ideensammlungen etc.

kalender

Share:

Kommunikation mit dem Kunden

Workflow By Dezember 14, 2016 Tags: No Comments

Eine schlechte Kommunikation bei anderen Handmade-Verkäufern zeigt mir an meiner eigenen Reaktion immer wieder, wie wichtig diese ist. Wenn mir diese bei anderen negativ auffällt, wird mir bewusst, dass ich als Gründerin den Anspruch an mich habe, dies besser zu handhaben.

Eine gute Kommunikation ist für jedermann ohne Vorwissen durchführbar. Dies erscheint sicher einigen selbstverständlich, ist es aber leider nicht. Ich verkaufe nicht nur in der Handmade-Branche, sondern bin auch als Käuferin sehr aktiv. Wenn ich spezielle Wünsche habe, ein Detail aus der Artikelbeschreibung nicht hervorgeht oder es Grund für Reklamation gibt, dann schreibe ich den Verkäufer an und es ist regelrecht schockierend, was für Antworten ich manchmal bekomme. Gute Kommunikation zeugt von Professionalität.


Wichtige Kriterien für eine gute Kommunikation sind:

  • zeitnah
  • freundlich / höflich
  • positiv
  • informativ

Auf die genannten Kriterien möchte ich kurz detaillierter eingehen:

Zeitnah – Ich versuche immer so schnell wie möglich zu antworten, jedoch ohne Arbeit oder Freizeit (je nachdem wann die Anfrage reinkommt) zu unterbrechen, viel mehr versuche ich die Anfrage in meinen Ablauf zu integrieren. Ich würde also nie das Abendessen unterbrechen, um einem Kunden zu antworten, nach dem Essen schreibe ich aber gerne eine Nachricht, auch wenn meine Geschäftszeiten dann vorbei sind und ich eigentlich Feierabend habe. Auch am Wochenende beantworte ich regelmäßig Anfragen. Viele Kunden erwarten jedoch gar nicht, dass sie innerhalb kürzester Zeit eine Antwort erhalten. Manchmal wird sich für eine schnelle Rückmeldung meinerseits bedankt, auch wenn diese erst am nächsten Tag erfolgte. Spätestens innerhalb von 24h sollte meiner Meinung nach aber eine Antwort erfolgen. Eine zu lange Antwortdauer kann sich auch unmittelbar auf die Verkäufe auswirken, Nachrichten wie „Vielen Dank für Ihre Antwort, aber ich habe jetzt doch schon woanders gekauft“ deuten darauf hin, dass ein zeitnaher Kontakt einen Verkauf möglich gemacht hätte.

Freundlich/Höflich – Sollte selbstverständlich sein, ist es leider nicht. Nachrichten OHNE Anrede und Verabschiedung sind ein absolutes No-Go, dies ist für mich die Basis einer höflichen Kommunikation. Ebenso wichtig ist Interpunktion sowie Groß-/Kleinschreibung. Nachrichten im SMS-Stil geben mir als Kunden das Gefühl, dass wenig Wert auf mich gelegt wird. Zu knappe Antworten können auch leicht als unhöflich aufgefasst werden. Smileys (in Maßen) finde ich ok, diese können die Unterhaltung auflockern und auf eine persönlichere Ebene bringen. Gibt es starke Defizite in Grammatik und Rechtschreibung, so sollte dies von einem entsprechenden Programm vor Absenden der Nachricht überprüft werden.

Positiv – Kann ich die Kundenwünsche nicht erfüllen oder ist von einem bestimmten Produkt nicht mehr die gewünschte Anzahl vorrätig, dann biete ich eine Alternative an. Häufig gibt es mehrere Alternativen, um einen bestimmten Wunsch doch noch umzusetzen. Diese präsentiere ich dem Kunden, mit entsprechenden Links und/oder Beispielbildern. Manchmal bekomme ich via Nachricht Feedback vom Kunden, auch Verbesserungsvorschläge oder Kritik wurden so schon angebracht. In diesem Fall bedanke ich mich bei dem Kunden und erkläre mich und mein Produkt [Beispiel: Für Heiratsurkunden/Geburtsurkunden gibt es verschiedene Formate. Auf den Standesämtern werden Stammbücher mit 6-Ring-Mechanik angeboten und auch angeraten, daher werden diese ab und an bei mir angefragt. Meine Stammbücher sind mit Klarsichtfüllen ausgestatten, ich empfinde dies als schonender für die Urkunden und dies erkläre ich den Kunden auch so] oder ich nehme den Hinweis an und teile das dem Kunden so auch mit [Beispiel: Meine Ordner waren früher nur ohne Blattniederhalter verfügbar. Dies wurde kritisiert und nun biete ich dies mit an].

Informativ – Versucht in der Antwort auf alle gestellten sowie auf alle weiteren möglichen Fragen einzugehen. Fällt euch zu dem Thema noch ein wichtiger Punkt ein, so gebt dem Kunden diese Information, auch wenn die Frage noch gar nicht gestellt wurde. Wenn ihr alle benötigten Informationen in einer Nachricht liefert, vermeidet ihr erneute Rückfragen und einen längeren Dialog mit vielen Nachrichten. Eure Antwort sollte jedoch trotzdem knackig formuliert sein. Niemand liest gerne lange Texte, in denen nur wenige Informationen stecken. Vermeidet unnötige Ausschmückungen, das raubt euch und dem Kunden Zeit.


Falls zuviel Zeit für Kundenanfragen aufgewendet wird und darunter die Kommunikation leidet, sollten die Preise nach oben korrigiert werden und die Kommunikationszeit pauschal in den Produktpreis einkalkuliert werden. Generell gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Der Kunde soll ausreichend und höflich informiert werden, dennoch sollte nicht mehr Zeit als notwendig auf die Kommunikation verwendet werden. Denn – um noch eine Phrase zu verwenden: Zeit ist Geld.

Share:

Umgang mit Rabattanfragen

Workflow By Dezember 7, 2016 Tags: , , No Comments

Ich wurde heute zum wiederholten Male auf einen Rabatt angesprochen – die meisten von euch kennen es auch. Manchmal finde ich eine Rabattanfrage gerechtfertigt und manchmal gebe ich auch Rabatt. Bei Handmade-Produkten ist der Umgang mit Rabatten jedoch etwas anders als bei Industrieprodukten. Sie sind häufig knapp kalkuliert und die Kosten sinken nicht bei einer höheren Absatzzahl, wie es hingegen bei industriell gefertigten Produkten der Fall ist. Ich denke, dass von einigen Kunden häufig der Grundgedanke der Handmade-Produktion nicht verstanden wird. Vielen Kunden ist nicht bewusst, dass unsere Produkte handmade – also handgemacht – sind. Früher habe ich mich über solche Anfragen etwas geärgert, da ich das Gefühl hatte, dass meine Handmade-Arbeit nicht gewürdigt wird. Heute erkläre ich den Kunden gerne meine Preispolitik und weise auf die Produktion in Handarbeit hin.

Die heutige Rabattanfrage ergab sich daraus, dass die Kundin mir ihren eigenen Stoff zusendet und auf Grund dieser Materialersparnis nach einem Rabatt fragte. Zur Erklärung: Es handelt sich bei dem Produkt um ein Stammbuch, der Stoffanteil ist dabei sehr gering.

Dies war meine Antwort, welche ihr gerne bei ähnlichen Rabattanfragen verwenden dürft:

Einen Rabatt kann ich dir leider nicht anbieten, ich erläutere dir aber gerne meine Gründe:
Die Materialersparnis durch die Verwendung deines Stoffes ist nur sehr gering. Generell machen die Materialkosten bei Handmade-Produkten häufig nur einen geringen Anteil am Produkt aus, der Hauptteil sind zumeist die Produktionskosten. Alle meine Produkte sind handwerklich hergestellt und dementsprechend ist die Fertigung sehr zeitintensiv. Eine Sonderanfertigung wie bei dir ist noch zeitintensiver und folglich kostenintensiver für mich. Andere Verkäufer nehmen für Sonderanfertigungen einen höheren Preis, ich habe mich jedoch dagegen entschieden, da Individualisierungen/Sonderwünsche für mich zum Service gehören und den besonderen Reiz meiner Produkte ausmachen. Daher hoffe ich, du kannst meine Entscheidung verstehen.

Ich habe bei vergangenen Anfragen schon ähnliche Antworten gegeben und das Feedback seitens der Kunden war durchweg positiv. Oft wurde ich in meiner Vermutung bestätigt, dass vielen Kunden gar nicht bewusst ist, dass es sich um Handmade-Produkte handelt. Ich sehe das als Kompliment an die perfekte Ausarbeitung meiner Produkte 🙂

Share:

Planung der Social Media Aktivitäten

Workflow By Oktober 5, 2016 Tags: , , , No Comments

Dem eifrigen Leser mag es aufgefallen sein – letzte Woche gab es leider keinen neuen Beitrag von mir. Ich habe es leider komplett verschwitzt… Dafür gab es aber einen guten Grund: Ich habe mich Punkt 1 meiner Checkliste für die Weihnachtsvorbereitung gewidmet – ich war im Urlaub 😉

Normalerweise gehört zu meiner Urlaubsvorbereitung auch die Vorbereitung meiner Beiträge in allen Social Media Plattformen. Für www.handmade-gruendung.de kann ich via WordPress wunderbar das Veröfftentlichungsdatum einstellen und daher die Beiträge vorbereiten. Mit meinem Shop Bausatz Buch bin ich außerdem bei Facebook und Instagram vertreten. Dort gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Beiträge zu Planen. Bei Facebook verfasst man einen Beitrag und statt auf „Veröffentlichen“ wird „Planen“ ausgewählt, anschließend können Datum und Uhrzeit der gewünschten Veröffentlichung ausgewählt werden. Alle geplanten Beiträge können bei Facebook eingesehen, bearbeitet, gelöscht oder auch vorzeitig veröffentlicht werden.

Bildschirmfoto 2016-09-28 um 21.25.56

Instagram bietet diese Möglichkeit nicht, solch autmoatisierter Prozess ist bei Instagram unerwünscht.1 Es gibt jedoch einige Tools, die das Planen dennoch ermöglichen. Als Beispiele sind hier Gramblr, Hootsuite, Buffer und Latergram zu nennen. Ich nutze Gramblr, dieses kostenlose Tool ist für Mac und Windows verfügbar und bietet außerdem die Möglichkeit, Fotos via Desktop-Browser anstatt ausschließlich über die mobile App hochzuladen. Dies war mir wichtig, da ich am Rechner sehr viel flexibler und eiffizienter arbeiten kann. Ich nutze Gramblr daher nicht nur für das Planen von Beiträgen bei Instagram, sondern auch für das „just-in-time“-Posting.

gramblr

Die Tools zur Planung meiner Social Media Aktivitäten nutze ich nicht nur in der Urlaubszeit, auch für andere zeitlich eingeschränkte Phasen wie bspw. der Weihnachtszeit, ist das vorherige Planen der Beiträge sinnvoll.

1 Vgl. Allfacebook.de (Hrsg.) (2015), So geht´s: Instagram Posts ohne Handy einplanen und veröffentlichen. [Letzter Zugriff: 05.10.2016].

Share:

Weihnachtsstress

Workflow By September 14, 2016 Tags: , , 2 Comments

Es ist Mitte September und der Blog-Post handelt von Weihnachtsstress? Bin ich im Datum verrutscht? Nein – denn schon jetzt solltet ihr euch auf das Weihnachtsgeschäft vorbereiten, damit ihr möglichst stressfrei durch die Weihnachtszeit kommt.

Meine Vorbereitung beginnt ganz entspannt – ich fahre meist im September nochmal kurz (oder lang  😉 ) in den Urlaub, um Kräfte zu sammeln für die kommende Zeit, denn in den nächsten 3 Monaten wird es kaum ein freies Wochenende geben.
Zunächst beginne ich damit, dass ich alles abarbeite, was über die letzten Monate liegen geblieben ist: Angefangene Projekte, unfertige Produkte oder neue Materialien, die verarbeitet werden wollen. Wenn ihr spezielle Weihnachtsprodukte oder Silvester-/Neujahrsartikel habt, dann sollten diese auch jetzt schon vorbereitet werden. Diese neuen Produkte pflege ich dann in den Shop ein.
Anschließend fülle ich das Lager auf. Ich überprüfe die Bestände, kaufe neue Materialien ein. Wichtig ist es auch, genügend Verpackungsmaterial vorrätig zu haben. Es ist eine wirklich unnötige Situation, wenn das fertige Produkt nicht verschickt werden kann, weil es an einem Versandkarton mangelt. Denkt immer daran, auch eure Zulieferer werden in dieser besonderen Zeit mehr zu tun haben. Verlasst euch daher nicht auf die Lieferzeit, die ihr gewohnt seid und rechnet für die Lieferung ein paar Tage mehr ein. Auch die Bestände eurer Druckprodukte und Büromaterialien solltet ihr überprüfen. Habt ihr genügend Visitenkarten und Flyer? Quittungsblocks und Druckerpapier? All dies sollte einer kurze Überprüfung unterzogen werden, damit ihr den Überblick habt und nicht mitten im Weihnachtsstress davon überrascht werdet. Dies ist natürlich mit Investitionen und dem Bedarf an Lagerkapazitäten verbunden, ihr solltet daher realistisch einschätzen, wieviel ihr in den nächsten Monaten verkaufen werdet.
Weiterhin bringe ich die Buchhaltung auf den neusten Stand, diese muss in den Weihnachtsmonaten größtenteils zurückgestellt werden. Damit ich im Januar diesbezüglich nicht ganz soviel zu tun habe, widme ich ihr jetzt nochmal etwas mehr Zeit.
Anschließend fange ich an zu produzieren. Ich bereite möglichst viel vor, mache Zuschnitte, falze Fotokarton, sortiere Stoffe etc. Von den meistverkauften Produkten habe ich eh immer ein paar auf Lager, dieser Bestand wird erhöht und zusätzlich werden auch Produkte vorgefertigt, die ich nicht ganz so oft verkaufe. Auch die Bestände meiner Produkte in den Geschäften, in welchen ich vertreten bin, werden einer Überprüfung unterzogen. Gegebenenfalls sende ich neue Produkte dorthin oder produziere zumindest schon etwas mehr im Hinblick auf diese Geschäfte, um auch während der Weihnachtszeit stressfrei dorthin liefern zu können. Verkauft ihr eure Produkte auf einem Weihnachtsmarkt, so muss auch dafür produziert werden. Macht euch rechtzeitig Gedanken, was ihr für diesen Markt alles braucht und erledigt soviel wie möglich, bevor die stressige Zeit beginnt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ich möglichst früh alles erledige, was nicht „just in time“ im Weihnachstgeschäft erledigt werden muss. Dies hilft mir, stressfrei durch die Weihnachtszeit zu kommen. Um euch zu helfen, möglichst entspannt diese Zeit zu erleben, habe ich eine Checkliste erstellt, welche ihr gerne runterladen und ausdrucken könnt.

 

Checkliste_Weihnachtsvorbereitung

Checkliste Weihnachtsvorbereitung als PDF

 

Share:

Ablenkung am Arbeitsplatz

Workflow By August 3, 2016 Tags: , No Comments

Auch wenn viele Handmade-Gründer allein in ihrer Werkstatt arbeiten, so gibt es dennoch zahlreiche mögliche Ablenkungen. Insbesondere die digitalen Medien können das konzentrierte Arbeiten beeinflussen, es ist schwer das „Bling“ des Handys oder eine eintreffende Nachricht zu ignorieren, der Blick wandert immer wieder gerne zum offenen Facebook-Tab im Browser…

Wie kurz effizientes Arbeiten unter ständiger Ablenkung nur möglich ist, haben Wissenschaftler der University of California 2005 in einer Studie aufgezeigt.1 Demnach konnten die beobachteten Arbeitnehmer in Durchschnitt nur 11 Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, bevor sie abgelenkt wurden. Nach der Unterbrechung brauchten sie durchschnittlich 8 Minuten, um sich wieder zu fokussieren. Diese Studie wurde in einem größeren Unternehmen durchgeführt, wo die Büromitarbeiter zusammen mit Kollegen am Arbeitsplatz tätig sind. Da die meisten Handmade-Gründer alleine arbeiten, sind die Ergebnisse nur bedingt auf die Handmade-Branche zu übertragen. Es wird jedoch deutlich, wie sehr Ablenkungen den Arbeitsablauf beeinflussen.
Doch sollten deshalb Mailprogramm, Facebook oder das Handy abgeschaltet sein, um konzentriert arbeiten zu können? Das ist nicht immer ganz einfach, denn schließlich kommen über diese Kanäle auch Bestellungen, Kundenanfragen und andere wichtige Nachrichten, die zeitnah beantwortet sein wollen. Manchmal erhält man sogar noch Änderungswünsche eines Kunden, während man schon den entsprechenden Auftrag fertigt. Ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag: Wenn ich „leime“ überprüfe ich ganz zum Schluss nochmal die aktuellen Zahlungseingänge. Wenn dann noch eine Zahlung hinzugekommen ist, kann ich den entsprechenden Auftrag noch fertigen und wasche erst danach die Pinsel aus. Würde ich es nicht so handhaben, müsste der Kunde entweder länger auf seine Bestellung warten oder ich müsste den Arbeitsplatz ein zweites Mal am Tag säubern. Nur so kann ich eine zeitnahe Lieferung in Kombination mit einem effizienten Arbeits-Workflow garantieren.
Ich löse das Dilemma zwischen Ablenkung und notwendiger Erreichbarkeit folgendermaßen: Während ich arbeite sind die entsprechenden Kommunikationskanäle geöffnet und ich werfe ab und an einen Blick auf den Bildschirm. Ist es eine relevante Nachricht, so wird sie kurz gelesen und je nach Bedeutung entschieden, ob gleich oder später geantwortet wird. Für die aktuelle Arbeit irrelevante Nachrichten werden zunächst ignoriert und für später zurückgestellt.
Meiner Erfahrung nach lässt man sich vor allem bei unliebsamen Aufgaben schnell ablenken. Bei diesen Arbeiten, die zumeist auch nicht sooo lange dauern, verabschiede ich mich auch komplett aus der digitalen Welt. So kann ich konzentriert die leidige Aufgabe erledigen und mich schneller wieder bevorzugten Arbeiten zuwenden. Tätigkeiten, die man gerne macht laden nicht so schnell zur Ablenkung ein.

1 Vgl. Mark, No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work 2005.

Share: